Odgovori i informacije vezano uz obvezu izdavanja eRačuna u javnoj nabavi

‌Ministarstvo gospodarstva, poduzetništva i obrta od 2012. godine kontinuirano provodi brojne aktivnosti u svrhu povećanja korištenja elektroničkog računa u državnoj i javnoj upravi te gospodarskom sektoru. Ministarstvo gospodarstva poduzetništva i obrta je do sada uspješno završilo dva projekta te provodi treći na temu eRačuna. Europska komisija je prepoznala napore Republike Hrvatske te je Republika Hrvatska istaknuta kao pozitivan primjer drugim državama članicama Europske unije.

Ukupna vrijednost CEF projekta eRačuna iznosi približno 9,7 milijuna kuna, koje Ministarstvo gospodarstva poduzetništva i obrta realizira sa čak 93 projektna partnera.

Glavnu svrhu Projekata predstavlja osiguranje spremnosti državne i javne administracije i javnih naručitelja za primitak i obradu strukturiranih računa u elektroničkom obliku te daljnjeg razvoja elektroničkog poslovanja tijela javne vlasti i gospodarskih subjekata, što predstavlja prioritet i na razini Europske unije.

https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/2018/06/18/CEF+grant+accelerates+eInvoicing+roll-out+in+Croatia%27s+public+sector

Također, do sada je u suradnji sa Financijskom agencijom uspješno provedeno preko 150 edukativno-tehničkih radionica te osposobljeno preko nekoliko tisuća tijela državne i javne uprave te različitih gospodarskih subjekata.

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi predstavljao je i jednu od mjera Nacionalnog programa reformi Vlade Republike Hrvatske 2018., a glavni cilj mjere i Zakona je 100% izdavanje i zaprimanje eRačuna u javnoj nabavi od 2019. godine.

Namjera je da i kroz Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi i daljnje projekte eRačuna ostvarimo cilj postavljen u Europe 2020 Strategiji (eng. Europe 2020 Strategy/Digital Agenda) https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/europe-2020-strategy za 2020. godinu, a to je da i Republika Hrvatska do 2020. bude država članica u kojoj će dominantan način izdavanja računa biti upravo elektroničko izdavanje strukturiranih računa sa svim svojim prednostima, uštedama i transparentnošću.

Obveze u javnoj nabavi od 1. srpnja 2019. godine

Zakon o elektroničkom izdavanju eRačuna u javnoj nabavi uvedena je obveza zaprimanja eRačuna u postupcima javne nabave i bagatelne nabave od 1.12.2018. te obveza izdavanja eRačuna u postupcima javne nabave od 1.7.2019.

Nakon 1.7.2019., nije dopušteno razmjenjivati papirnate račune u javnoj nabavi, već isključivo eRačune sukladne europskoj normi.

Svi eRačuni u javnoj nabavi moraju biti razmijenjeni kroz nacionalnu centralnu platformu za razmjenu eRačuna pri Financijskoj agenciji (Fina) - servis eRačun za državu, što znači da se isti  moraju poslati odnosno zaprimiti putem predmetne platforme eRačun za državu.

Zakonom je obuhvaćen veći volumen eRačuna, budući je područje primjene po Direktivi prošireno i na postupke nabave „male“/”bagatelne” vrijednosti, odnosno ispod pragova 200.000,00 kn za nabave roba i usluga te nabavu radova ispod 500.000,00 kn, odnosno za nabava koje se provede temeljem narudžbenica.

Papirnati račun može se zaprimiti i obraditi samo ukoliko je isti poslan s datumom izdavanja računa (datum računa) prije 1. srpnja 2019. godine (npr. 30. lipanj 2019.), neovisno o tome kada je datum dospijeća računa.

Besplatno izdavanje eRačuna za male dobavljače / izdavatelje

Mali dobavljači (izdavatelji računa i eRačuna koji imaju mali broj računa godišnje prema državnim/javnim tijelima – odnosno javnim i sektorskim naručiteljima) za izdavanje i zaprimanje eRačuna mogu koristiti besplatnu FINA-inu aplikaciju.

Za korištenje besplatne aplikacije je potrebno ishoditi ePotpis i pripadajući certifikat FINA-e, kojega dobavljači/izdavatelji eRačuna već imaju ukoliko šalju primjerice godišnja financijska izvješća (GFI) Poreznoj upravi ili za fizičke osobe – obrtnike svi koji posjeduju eOsobnu iskaznicu, koja u sebi ima ugrađen ePotpis i certifikat.

Besplatno izdavanje eRačuna: https://www.fina.hr/izdavanje-e-racuna-pojedinacno-putem-web-aplikacije

Besplatno zaprimanje eRačuna: https://www.fina.hr/zaprimanje-e-racuna-pojedinacno-putem-web-aplikacije

Kontakti - podrška: eracun.obveznici@fina.hr i tehnička podrška: eracun.itpodrska@fina.hr

Prekršajne odredbe

Prekršajno će se kažnjavati javni i sektorski naručitelji i njihovi informacijsku posrednici koji će od 1. srpnja 2019. godine zaprimati papirnate  ili pdf račune u postupcima javne i bagatelne nabave, odnosno koji neće zaprimati eRačune.

Također, prekršajno će se kažnjavati javni i sektorski naručitelji kada se nađu u ulozi izdavatelja računa i ukoliko neće od 1.srpnja 2019. godine izdavati eRačune u javnoj nabavi.

Prekršajno će se kažnjavati i informacijski posrednici ukoliko će pružati usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava, koji nisu u skladu s europskom normom te ukoliko eRačune neće dostavljati preko uspostavljene nacionalne centralne platforme za razmjenu eRačuna.

Najčešća pitanja korisnika i odgovori

• Na koje se račune primjenjuje Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi?

Zakon se primjenjuje na elektroničke račune koji su izdani na temelju ugovora o javnoj nabavi ili okvirnih sporazuma sklopljenih sukladno posebnom zakonu kojim se uređuje javna nabava.

Odredbe Zakona primjenjuju se i na elektroničke račune koji su izdani na temelju ugovora proizašlih iz postupka nabave robe i usluga te provedenih projektnih natječaja procijenjene vrijednosti manje od 200.000,00 kuna te radova procijenjene vrijednosti manje od 500.000,00 kuna.

Zakon se odnosi na cjelokupnu javnu nabavu pa tako i na tzv. nabavu putem narudžbenica ako narudžbenica ima sva bitna obilježja ugovora (npr. pružatelj catering usluge za ministarstvo, od 1. 7. 2019., mora obvezno izdati elektronički račun). Zakon se odnosi i na nabave male vrijednosti (bagatelnu nabavu), pa tako i na nabavu ispod 20.000,00 kuna.

Dakle, odredbe Zakona primjenjuju se u slučajevima kada nabavi prethodi postupak, ponuda i/ili narudžbenica.

• Na koje se naručitelje primjenjuje ovaj Zakon?

Ovaj se Zakon primjenjuje na javne i sektorske naručitelje kao obveznike javne nabave, u okviru i sukladno odredbama Zakona o javnoj nabavi.

• Na koje se usluge i račune se ne primjenjuje ovaj Zakon, odnosno kada i u kojim situacijama nije potrebno izdavanje eRačuna?

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi ne primjenjuje se na elektroničke račune izdane po izvršenju ugovora o javnoj nabavi ako su nabava i izvršenje ugovora proglašeni tajnima ili moraju uključivati posebne sigurnosne mjere u skladu sa zakonima i drugim propisima koji su na snazi u državi članici te pod uvjetom da je država članica Europske unije utvrdila da ključni interesi ne mogu biti zajamčeni drastičnim mjerama.

Zakon se ne odnosi niti na ugovore koji su izuzeti od primjene odredbi Zakona o javnoj nabavi (članci 29., 30., 31., 33., 36. i 37.).

Izdavanje elektroničkih računa ne primjenjuje se ni na naručitelja ako je riječ o fizičkoj ili pravnoj osobi privatnog prava – poduzeće/gospodarski subjekt.

Također, gotovinska plaćanja kao i kartična plaćanja (npr. službena kartica državnog/gradskog dužnosnika, ravnatelja škole/bolnice/kaznionice i sl. koju on ad hoc koristi za plaćanje ručka, cestarina i sl.) nije javna nabava te je to područje prethodno uređeno Zakonom o fiskalizaciji u prometu gotovinom.

Uz navedeno, Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi ne odnosi se niti na primjerice:

- fakturiranje komunalne naknade pravnim ili fizičkim osobama

- fakturiranje komunalnih usluga pravnim ili fizičkim osobama (npr. odvoz smeća, opskrba vodom itd.)

- fakturiranje zakupa i/ili najma poslovnih prostora

- fakturiranje stambene pričuve za gradske stanove posredstvom upravitelja (npr. Sisak Stan gradu Sisku, Gradsko stambeno komunalno gospodarstvo gradu Zagrebu itd.)

- fakturiranje posla jedinice lokalne samouprave zbog kojeg je jedinica lokalne samouprave osnovala trgovačko društvo (npr. Ceste Jastrebarsko fakturiraju uslugu održavanja cesta gradu Jastrebarskom, Dugoselski komunalac svom osnivaču Gradu Dugom Selu, na čijem području obavlja poslove organiziranog sakupljanja, prijevoza i zbrinjavanja komunalnog otpada, upravlja sa dvama gradskim grobljima i sa gradskom tržnicom, te obavlja poslove održavanja javnih površina i poslove čišćenja javnih površina)

- fakturiranje školarina fizičkim ili pravnim osobama (međutim, treba se izdati e-račun za školarinu ako je na strani naručitelja javni/sektorski naručitelj jer školarini prethodi ili postupak javne nabave ili narudžbenica)

- prodaju u školama/vrtićima kada je riječ o vlastitim proizvodima

- participaciju roditelja u vrtićima/školama u uslugama za koje škole/vrtići izdaju račune itd.

- prodaju zemljišta fizičkim ili pravnim osobama

- prefakturiranje režijskih troškova za korisnike (u npr. Gradskoj upravi – Porezna uprava, Ured državne uprave)

- naknadu od 10% za uređenje voda prema npr. Hrvatskim vodama

- prefakturiranje materijalnih troškova (za papir, kuverte, poštarinu) prema npr. javnom ili sektorskom naručitelju

- za članarine

- za objavu autorskih radova u, primjerice, znanstvenim časopisima i njihovu lekturu

- za rad studenata putem student servisa.

• Primjenjuje li se Zakon o elektroničkom izdavanju računa na bankarske usluge i usluge platnoga prometa?

Prema Zakonu o porezu na dodanu vrijednost, banke nisu obvezne izdati račun za usluge koje su oslobođene PDV-a prema članku 40., stavki 1., jednako tako usluge platnog prometa i računi temeljem takvih ugovora isključuju se od primjene odredbi Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi.

• Tko su informacijski posrednici a tko sistemski integratori?

Informacijski posrednik je pravna osoba koja, u skladu s europskom normom, pruža usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava, odnosno koja obavlja elektroničku razmjenu računa između izdavatelja elektroničkih računa i primatelja, a koja može obavljati i usluge upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja elektroničkih računa. Temeljem zakona, Financijska agencija postaje centralni informacijski posrednik koji obavlja uslugu zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava za javne naručitelje – proračunske korisnike. Svi drugi javni naručitelji (JLRS i s njima povezana društva), sektorski naručitelji i gospodarski subjekti-dobavljači mogu birati bilo kojeg informacijskog posrednika na tržištu.

Službeni popis informacijskih posrednika povezanih na centralnu platformu i usklađenih s normom za e-račun? možete pronaći na sljedećem linku: https://www.mingo.hr/page/kategorija/e-racun i https://gospodarstvo.gov.hr/o-ministarstvu/uprave-samostalne-sluzbe/uprava-za-trgovinu-i-unutarnje-trziste/digitalno-gospodarstvo-i-potrosaci/e-racun-11257/11257.

Sistemski integratori su gospodarski subjekti koji na tržištu nude usluge sistemske integracije - međusobnog povezivanja hardverskih komponenata u jednu cjelinu zajedno s implementiranim softverskim komponentama čineći zajedno informacijski sustav. Oni su prvi kojim ćete se obratiti kada ćete Vaš računovodstveni sustav prilagođavati eRačunima i normi za eRačun.

• Može li se zaprimiti račun u papirnatom obliku ako je izdan prije 1. 7. 2019.?

Ako je datum izdavanja računa nakon 1. 7. 2019., onda mora biti u elektroničkom obliku. Papirnati račun može se zaprimiti i obraditi ako je isti poslan s datumom izdavanja računa prije 1.7.2019.  kao npr. 30. 6. 2019.

• Kakav je postupak obrade eRačuna?

Obrada računa podrazumijeva proces kontrole i odobravanje računa kako papirnatog, tako i elektroničkog – nema razlike, osim u tehnološkoj spremnosti.

Dakle i papirnati i eRačuni podliježu obradi sukladno odredbama Zakona o računovodstvu članka 9.

Ako imate softver koji može automatski povući eRačun ili eRačuni odmah dolaze u takav računovodstveni softver, onda je proces automatiziran.

Zaprimljeni eRačun automatski se prosljeđuje korisniku npr. osobi koja radi u računovodstvu, a koja prvotno treba provjeriti valjanost samog dokumenta odnosno eRačuna. Ista osoba potvrđuje primitak računa (ili ga odbija ukoliko odmah može razaznati da je eRačun nevaljan), provjerava stavke na računu, uspoređuje s pratećom dokumentacijom i po potrebi dodaje prateću dokumentaciju. Potvrđuje ispravnost unesenih podataka na način da ga  i prosljeđuje račun na ovjeru odgovornoj osobi. Ovjeru vrši odgovorna osoba ili više njih ovjerava račun.

Moguće je dodijeliti grananje prema različitim poslovnim pravilima kao na primjer po iznosu (npr. svi računi veći od određenog iznosa zahtijevaju supotpis više direktora).

Sve naprijed navedeno podrazumijeva da ste tehnološki spremni za automatiziran proces obrade/likvidature. U slučaju da niste, e-račun ćete morati ispisati, ručno odobriti, ali ćete ga obavezno arhivirati u eArhivu.

• U kojem formatu treba biti izdan elektronički račun?

Elektronički račun treba biti u formatu koji omogućuje njegovu strojnu obradu, znači isključivo u XML obliku. Prema navedenom, npr. PDF (kao ni JPEG i sl.) nije elektronički račun u smislu ovoga Zakona. Direktiva 2014/55/EU propisujući strukturu određuje europski standard za elektronički račun.

Međutim, oblik u kojem je zaprimljen elektronički račun je dvojak jer se on zaprima u XML-u (strukturiranom formatu) i PDF-u (čitljivom formatu, tj. vizualizaciji HML-a).

CEN - europski odbor za normizaciju je prema Direktivi 2014/55/EU izradio europski standard za definiranje ključnih elemenata elektroničkog računa – „Semantički model podataka“.

Od strane CEN-a, 28. lipnja 2017. izdana je europska Norma za e-račun i za prateće dokumente EN 16931, definirane Direktivom.

Javni i sektorski naručitelji u skladu s Direktivom imaju obvezu prihvaćanja eRačuna prema EU normi o eRačunu i sintaksama eRačuna.

• Smije li se eRačun zaprimati putem elektroničke pošte?

Elektronički račun ne smije se zaprimati elektroničkom poštom, već direktno u računovodstveni sustav ili putem web aplikacije.

eRačuni šalju se i zaprimaju izravno kroz računovodstveni sustav ili putem web aplikacija.

Zaprimanje elektroničkih računa putem maila je protivno Zakonu o elektroničkom izdavanju računa.

Svi eRačuni u javnoj nabavi moraju biti razmijenjeni kroz nacionalnu centralnu platformu za razmjenu eRačuna pri Financijskoj agenciji (Fina); servis eRačun za državu, što znači da se isti se moraju poslati odnosno zaprimiti putem predmetne platforme eRačun za državu.

• Što je s građevinskim privremenim obračunskim situacijama?

Privremena obračunska situacija koja služi kao račun na temelju kojega se izvođač radova naplaćuje od investitora, mora se prije slanja investitoru, u ovom slučaju javnom/sektorskom naručitelju ovjeriti od strane nadzornoga inženjera, nakon čega se šalje investitoru od 1. srpnja 2019. godine prva stranica privremene obračunske situacije tretira kao e-račun, a ostatak dokumentacije se može tretirati kao prilog tom e-računu. Pravilnik o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih isprava u javnoj nabavi, u članku 17., stavku 2. navodi:

(2) Ako prateće isprave zbog pravnih ili stvarnih razloga ne mogu biti dio strukture e-računa izdavatelj eRačuna ili njegov informacijski posrednik dužan je na eRačunu navesti poveznicu na prateće isprave i dostaviti ih kao poštansku pošiljku ili na drugi međusobno dogovoreni način.

(3) Veličina e-računa i pratećih isprava, oblik datoteka pratećih isprava i sadržaj poveznice iz stavka 2. ovog članka propisani su u Specifikaciji osnovne upotrebe eRačuna iz članka 9. stavka 3. Pravilnika.

Praktični primjer:

ovjera eRačuna za privremenu situaciju od strane nadzornog tijela – inženjera, može ići kao ovjera putem ePotpisa ili vlastoručnim (fizičkim) potpisom, ovisno o tehničkim mogućnostima naručitelja radova i implementaciji ePotpisa kod nadzornog tijela – inženjera.

U prvom slučaju naručitelj zaprimljeni eRačun (prvu stranicu privremene situacije) elektroničkim putem dostavlja nadzornom tijelu – inženjeru, nadzorni inženjer ovjerava isti svojim ePotpisom i vraća naručitelju.

U drugom slučaju naručitelj zaprimljeni e-račun elektroničkim putem dostavi nadzornom inženjeru, koji ga ispiše, vlastoručno potpiše i vraća naručitelju moguće i kao sken/pdf, u kojem slučaju će ovjereni primjerak od strane nadzornoga inženjera zapravo biti prateća isprava eRačunu (prvoj stranici privremene situacije).

• Podugovaranje  – pravila za eRačun?

Kada se radi o podugovaranju, odnosno o poslovnom odnosu u kojem sudjeluju javni/sektorski naručitelj, ugovaratelj i podugovaratelj  - podugovaratelj dostavlja svoj račnu ugovaratelju koji zadržava izvornik toga računa, a naručitelju dostavlja svoj račun – e-račun te prilaže presliku računa podugovaratelja.

Dakle, identično sadašnjoj praksi i sukladno odredbama članka 223. Zakona o javnoj nabavi:

(1) Javni naručitelj obvezan je neposredno plaćati podugovaratelju za dio ugovora koji je isti izvršio, osim ako to zbog opravdanih razloga, vezanih uz prirodu ugovora ili specifične uvjete njegova izvršenja nije primjenjivo, pod uvjetom da su ti razlozi bili navedeni i obrazloženi u dokumentaciji o nabavi ili ugovaratelj dokaže da su obveze prema podugovaratelju za taj dio ugovora već podmirene.

(2) Ugovaratelj mora svom računu ili situaciji priložiti račune ili situacije svojih podugovaratelja koje je prethodno potvrdio.

Sukladno navedenom, ugovaratelj mora dostaviti eRačun  javnom/sektorskom naručitelju koji eRačun mora biti sukladan normi za e-račun, a račun podugovaratelja može priložiti kao privitak, kao i do sada (PDF, XML).

Kontakti / informacije / upiti

Za sva daljnja pitanja i objašnjenja molimo vas da se obratite na adresu elektroničke pošte: e-poslovanje@mingo.hr.

Izvor: Ministarstvo gospodarstva, poduzetništva i obrta, 12.07.2019.